S masivním růstem e-commerce se mění specializace manažerů z IT na byznys. Značná část poptávek na nákupní portály pochází z B2B segmentu, jehož zástupci často nemají zkušenosti s výběrem dodavatele velkého IT řešení. Sepsali jsme své poznatky do několika kroků, abychom zpřehlednili a usnadnili výběrové řízení dodavatele pro B2C a B2B e-shopy. Doporučení jsou použitelná i pro jiné IT systémy, jako jsou ERP, CMS nebo mobilní aplikace.
ZÁKLADNÍ VZOREC
Kvalitní výsledek vyžaduje velkou časovou i finanční investici. Platí zde provázanost tří základních veličin, kterými jsou rozsah projektu, čas a náklady nutné na jeho realizaci. Vztah těchto hodnot můžeme znázornit jako trojúhelník. Tento tzv. projektový trojimperativ v praxi znamená, že změna některé z veličin se odrazí i v těch zbylých. Pokud chceme zkrátit čas, musíme snížit rozsah (počet požadavků) nebo zvýšit rozpočet. Pokud naopak potřebujeme ušetřit, musíme snížit rozsah nebo se smířit s pozdějším termínem.
Jedním z nejdůležitějších aspektů je, že u řešení na míru dopředu neznáte rozsah. Ani vy, ani shopdeveloper. Nikdy. Musíte se k němu propracovat společně. To je taky hlavní důvod, proč standardní výběrová řízení nefungují a pouze nízké desítky procent softwarových projektů končí úspěšně. Tedy včas, v požadovaném rozsahu a s očekávanými náklady. Jak se mezi ty úspěšné zařadit?
1. PŘED SAMOTNÝM VÝBĚROVÝM ŘÍZENÍM
Než se pustíte do oslovování jednotlivých potenciálních dodavatelů, dejte si dohromady požadavky, rozpočet a časový rámec realizace. Připravte poptávku. Sepište požadavky na funkčnost (rozsah), ty stačí popsat hrubě, do většího detailu se dostanete spolu s dodavatelem. Pokud nemáte představu o funkčnosti, doporučujeme si najít externího konzultanta nebo se sejít s jedním či dvěma dodavateli s přesahem do návrhové či procesní oblasti.
Kromě požadavků na implementaci byste neměli zapomínat ani na následný provoz aplikace. Pokud stavíte řešení na míru, samotným spuštěním e-shopu práce teprve začíná. Velmi pravděpodobně budete potřebovat součinnost dodavatele i v návazné fázi. Proto byste měli myslet na případné další garance (SLA) – například opravy chyb, alokace kapacit pro váš projekt, nonstop podporu pro hlášení problémů atd.
V poptávce doporučujeme sdělit vaše časové a rozpočtové omezení. I když se může zdát netaktické „odhalit karty“ hned na začátku. Představa o ceně odfiltruje nabídky, které by byly úplně mimo. Zároveň tím shopdeveloperům umožníte navrhnout funkčnost aplikace s ohledem na váš rozpočet. Požadovaný harmonogram může eliminovat vytížené dodavatele nebo jim pomoci navrhnout projekt tak, aby bylo možné splnit termín. Čím více informací sdělíte, tím je menší riziko, že budete vybírat z několika naprosto z prstu vycucaných nabídek.
Každý dodavatel má však jiný obchodní model. Může se tak stát, že nejvyšší nabídka je jen ta nejtransparentější, vychází z pečlivého nastudování podkladů a není založena na několikasekundovém zamyšlení obchodního zástupce, jehož zájmem je dostat se do dalšího kola výběrového řízení. Jsme rádi, že i u méně zkušených klientů vidíme častěji pozici externího poradce. Jeho úkolem není výběrové řízení přímo vést, ale zajistit nezávislé odborné posouzení.
2. POHOVORY
Před tím, než oslovíte dodavatele, je vhodné si vytipovat ty správné. Na českém a slovenském trhu působí 242 společností, které tvoří e-shopy na míru. Důležité je ujasnit si představy a uvědomit si, jak náročný klient jste. Následně prozkoumat reference dodavatelů, zda jsou podobného rozsahu jako váš projekt, a vybrat optimálně okolo tří firem.
S každým z těchto dodavatelů se sejděte a proberte vaše požadavky. S každou schůzkou se vám více ujasní problémová místa poptávky. Navíc získáte osobní zkušenost se všemi kandidáty. Následně si nechte vypracovat nabídky. Díky nim získáte velmi hrubou představu o možné ceně řešení a termínu, i přes pravděpodobný obrovský rozptyl. Obzvlášť pokud dodavatelům vaše požadavky na rozpočet a čas nesdělíte.
Nyní je míč na vaší straně. Po nově nabytých zkušenostech a po pročtení nabídek si musíte ujasnit vaše priority a omezení. Z naší zkušenosti je nejčastějším omezením krátký termín nebo rozpočet, kterému se přizpůsobuje rozsah.
Spolupráce s dodavatelem je obchodní vztah na dlouhá léta. Pokud jste na osobních schůzkách objevili „favority“, se kterými byste spolupracovat chtěli, avšak některým kritériím nevyhovují, oslovte je znovu a pokuste se společně najít řešení. Pokud bude ze strany dodavatele vůle, je to dobré znamení. Důležité je si uvědomit, že v této fázi jsou tři základní veličiny (rozsah, čas, rozpočet) stále ještě ve velmi obecné rovině a budou se upřesňovat až později – při analýze. Ta bývá zpoplatněna, proto je dobré se do ní pustit už s preferovaným dodavatelem.
3. ANALÝZA A SMLOUVY
Kvalitní dodavatel vás analýzou provede. Bude chtít, abyste ve svých požadavcích a omezeních byli konkrétní. Musí poznat vaše zákazníky, systémy i procesy. Umožní mu to navrhovat funkce a výsledné zpracování s ohledem na skutečné potřeby a najít správný poměr mezi funkčností, náklady a termínem. Nezapomeňte, že projekt není jen o programování a technické analýze, důležitá je také návrhová fáze. Pokud jsou součástí
analýzy uživatelské výzkumy, návrhy informační architektury a wireframy, může být tato fáze relativně časově i finančně náročná.
Přístupy k technické analýze jsou různé. U agilního způsobu vývoje je analýza spíše rámcovější, zabere méně času a výstupem je seznam úkolů, které musí být realizovány, jejich hrubý popis a cenové rozpětí projektu. Pokud má mít projekt pevnou cenu a termín, je analýza velmi podrobná a zabere mnoho času.
I tak se může stát (u jakéhokoliv dodavatele), že po analýze naroste pracnost řešení, navýší se cena nebo se změní termín, a výsledná nabídka se stane neakceptovatelnou. Pokud ani následná jednání nepomohou, nezbývá, než realizovat analýzu s dalším dodavatelem. Berte to jako investici do hlubšího vyjasnění vašich priorit a do výběru správného dodavatele. Pusťte se do analýzy s druhým dodavatelem, ale nepalte mosty s prvním. Druhá analýza může ukázat, že první nabídka byla naprosto adekvátní.
Vyžádejte si s předstihem také vzory smluv. Pečlivě si je pročtěte a ujistěte se o smluvních ujednáních. Je důležité stavět vztah na spolupráci, avšak smlouva musí myslet i na situace, kdy nejde vše podle představ. Ošetřete si sankce za nedodržení termínu, pečlivě si přečtěte smluvní povinnosti, podmínky odstoupení od smlouvy, předání a zaplacení díla. Trvejte na garancích alokace kapacit pro váš projekt i po jeho dokončení a pročtěte si podmínky (i cenové) následné spolupráce. Samotná cena řešení se udává buď rozmezím, nebo bývá pevně určena (fixed-price).
4. SAMOTNÁ REALIZACE
Je na vás, zda akceptujete cenu vyjádřenou rozpětím, nebo vyžadujete cenu pevnou. Obojí má své výhody a nevýhody. Při klasickém vodopádovém vývoji se u komplikovaných projektů stává, že analýza neodhalí veškeré aspekty, došlo k nepochopení nebo že se v průběhu realizace změnily požadavky. Na to se obvykle přijde až po implementaci podstatné části díla, které se poté musí přepracovávat, což prodlužuje termín a zvyšuje cenu. Dlouhá bývá i fáze „lazení díla“, kdy si přebíráte celou aplikaci, věci testujete a upravujete.
Při agilním vývoji trvejte na určité fixaci cenového rozpětí. Realizace je rozdělena do menších časových úseků (sprintů), před jejichž začátkem vždy probíhá intenzivní komunikace nad úkoly, které daný sprint obsahuje (upřesňuje se hrubší zadání z analýzy). Náplň sprintů je poté na dohodě. Často se stává, že nové požadavky jsou důležitější než ty, které byly aktuální před několika měsíci. Máte tak velkou variabilitu ve vývoji, ale jeho řízení vyžaduje zkušeného projektového manažera na straně shopdevelopera.
Komunikace v průběhu implementace vám zabere podstatnou část pracovních dní (to samé vás čeká při dokončování projektu vedeného vodopádem). Výsledek však více odpovídá vašim představám a rychleji získáte minimální spustitelnou verzi aplikace (tzv. MVP – minimum viable product).
Ať probíhá realizace jakýmkoliv způsobem, tvorba větších projektů je vždy riziková. Trvejte na tom, aby se zakázka rozdělila na menší části. Definujte MVP a to chtějte vytvořit a spustit prioritně. Ano, nebude to zdaleka vaše vysněná aplikace, ovšem poběží, otestuje všechny vaše představy i práci dodavatele.
5. DODÁNÍM TO NEKONČÍ
E-shop je jako dům – nikdy se o něj nepřestanete starat. Musíte do něj stále investovat, vždy je co opravovat a vylepšovat. Důležité je mít partnera, o kterého se můžete opřít dlouhodobě, ne jen při prvotní implementaci. Proto je dobré při sjednávání smlouvy myslet na investice do kontinuálního rozvoje a tyto kapacity si od dodavatele nechat garantovat. Dále trvat na SLA a zjistit možnosti následné technické podpory (např. nonstop podpora pro řešení urgentních problémů).
Výběr partnera je složitý, svou roli hrají technologie, zkušenosti, ceny i kapacity. Pokud si nebudete jisti, můžeme vám s výběrovým řízením nebo technickým dozorem pomoci.
Tento článek vyšel v osmém vydání B2B magazínu EXEC, které je zaměřené právě na výběr e-shopových řešení na míru a stavbu a rozvoj e-shopů.
