Od tužky a papíru do jednoho portálu: jak největší prodejce podlahových krytin v Česku převedl provoz celé sítě do systému, který navenek vypadá jako e-shop.
Koberce Breno, největší prodejce podlahových krytin v Česku s 68 prodejnami, postavily se Shopsysem na Shopsys Platform portál, který neslouží jen zákazníkům, ale řídí i provoz celé sítě. Přes portál dnes 500 zaměstnanců objednává dopravu, řeší zásobování, reklamace i školení a z prodejen na centrálu jím bez ručního zásahu prošlo přes 97 tisíc interních objednávek.
Bylo jaro 2020, obchodníci s kamennými obchody byli nuceni kvůli pandemii zavřít a svět se přesunul do onlinu. Společnost Breno stála tehdy před výzvou, kterou by si většina retailerů sotva uměla představit: jak prodávat koberce a podlahy pouze na internetu? To, co následovalo, byla těžko uvěřitelná digitální transformace. A na jejím konci stojí portál, který tvoří provozní páteř celého ekosystému Brena.
Breno před digitalizací: telefonáty, papír a ruční přepisování
Koberce Breno jsou se svými 68 prodejnami největším prodejcem podlahových krytin v Česku. Firma, která má víc než třicetiletou historii, působí ve specifickém segmentu a dlouho fungovala převážně offline. Když prodejna potřebovala objednat dopravu pro zákazníka, musela telefonovat na centrálu a až tam se požadavek zadal do systému. Dostupnost zboží na jiné prodejně nebo na centrále se také zjišťovala telefonicky. Cenovky si každá prodejna vyráběla po svém, rezervace, reklamace a zakázky existovaly v papírech a e-mailech; do pokladního systému se přepisovaly ručně.
Vývoj prvního e-shopu začal v roce 2012. Vedení zřídilo pro online prodeje nové oddělení, které čítalo přesně jednu osobu a po čase začalo spolupracovat s externími dodavateli. Když pak v roce 2018 Breno konečně e-shop spustilo, první verze neumožňovala prodávat zboží, které tvořilo 80 procent prodejů firmy, tedy koberce a podlahy měřené na metry. Online byl uzpůsobený pouze pro krytiny prodávané po kusech. V listopadu 2018 přišel nový šéf e-commerce Jakub Klaus a většinu toho, co vytvořil jeho předchůdce, hodil do koše.
V následujícím roce už fungoval e-shop mnohem lépe a v základní podobě umožňoval i prodej metráže.
Zároveň Breno ve snaze eliminovat alespoň část telefonátů umožnilo konečně zobrazovat zásoby na prodejnách – tak aby zákazníci, kteří si chtěli danou krytinu prohlédnout, věděli, jestli je nebo není dostupná na nejbližší prodejně. Bylo to ale záměrně jen zobrazení, protože myšlenka na převážení zboží na jiné prodejny byla v tu chvíli stále nereálná.
Covid: tržby prodejen na nule, e-shop vyrostl o 1 200 procent
Zavedené postupy a procesy v rozsáhlé síti se ale měnily jen pomalu. Vše se začalo sypat v momentě, kdy tržby z kamenných prodejen klesly kvůli covidu na nulu. Klaus věděl, že musí reagovat rychle. Během pouhého týdne vedení upravilo procesy tak, že z nezávazné rezervace zboží na prodejně se stala regulérní objednávka. Půlka sortimentu ze všech šesti desítek poboček byla do týdne připravená pro online prodej a mohlo se opět jet na plné obrátky.
Čtyřčlenný e-commerce tým tehdy narychlo zaškolil lidi z prodejen, kteří byli v tu chvíli bez práce. Prodavači začali řezat podlahové krytiny a odbavovat hovory na zákaznické lince, která praskala ve švech. Rychlá reakce se vyplatila a meziroční růst tržeb z e-shopu, který si firma pro rok 2020 sama naplánovala na 50 procent, nakonec dosáhl 1200 procent.
Proč koberce nejde prodávat online jako běžné zboží
Provizorní covidový systém ale ještě víc vyjevil specifika, na která Breno při prodeji online naráží. Od počátku bylo jasné, že žádné „do půlnoci objednáš, ráno v AlzaBoxu máš“ tady fungovat nebude. Když totiž zákazník objedná přesný kus koberce, v praxi to znamená sundat z jednoho z dvanáctimetrových regálů půltunovou roli krytiny, rozbalit ji do délky třiceti metrů a s pomocí lidské síly a těžké techniky přesně nařezat požadovaný rozměr, zabalit – a de facto tak vytvořit produkt na míru každému klientovi.
I role podlahové krytiny střižené podle požadavků zákazníka váží běžně 40–50 kilogramů, dlouhá je 3–5 metrů, nebalí se do kartonu, a tak ji zároveň nepřepraví ani žádná z běžných dopravních služeb. Breno si muselo nasmlouvat specializovaného dopravce a po tlaku z trhu navíc přistoupit i na dopravu zdarma – přestože logistika v tomto případě vyjde až 20krát dráž než poslání běžné zásilky.
O dost dráž vychází Brenu i reklamace. V minulosti k nim docházelo nejčastěji kvůli tomu, že zákazníci nepřipočítali k rozměru krytiny dostatečnou rezervu (jakkoliv na to Breno v e-shopu výslovně upozorňuje). Dnes platí, že každému zákazníkovi, který si objedná krytinu na metráž, pracovníci Brena osobně volají, aby si potvrdili, že je krytina naměřená správně.
Problémem byl také pořádek v datech. Kvůli tomu, že si každá prodejna tvořila cenovky po svém, ERP systém neměl u řady produktů správné údaje. Nově už proces funguje tak, že každý prodejce generuje cenovku z centrálního systému a pakliže zjistí, že správný údaj v něm chybí, může požádat o doplnění. Každá další vytištěná cenovka pak obsahuje potřebné údaje.
Místo tří nástrojů jeden portál na Shopsys Platform
V celém zákaznickém procesu nutně zůstává řada kroků, které kvůli specifickému zboží plně automatizované nikdy nebudou. Ale ani to Breno neodradilo od projektu velké digitální transformace. Jakub Klaus a jeho tým rychle odhalili, že klíčovým problémem nebudou ani tak technologie, jako spíš přijetí nového systému stovkami zaměstnanců, kteří byli léta zvyklí pracovat s tužkou a papírem. Ostatně tak přesně podle Klause dodnes funguje i řada zahraničních konkurentů.
Breno si mohlo koupit samostatný intranet, logistický nástroj a komunikační aplikaci. Místo toho se rozhodlo, že provozní procesy ponese platforma, kterou zaměstnanci znali – a tím byl právě e-shop od Shopsysu na Shopsys Platform.
Nicméně e-shop je v tomto případě slabé slovo. Breno se totiž nebálo provizorní řešení z doby covidu prakticky celé škrtnout a začít tvořit novou komplexní platformu společně se Shopsysem. Jakub Klaus pak při spuštění nešetřil superlativy: podle něj se jedná funkčně, technicky a rozsahem o jeden z největších portálů ve střední Evropě. Cílem je, aby se přes novou platformu prodávalo 100 procent produktů firmy.
„Zvenku systém vypadá jako běžný e-shop. Uvnitř se ale přes něj řeší doprava, zásobování, cenovky, dárkové poukazy, objednávky, rezervace, vratky, reklamace, dokumenty, zpravodaj i úkoly celé sítě. Nejvíc mě baví, že se portál mění podle toho, kdo se do něj přihlásí – ať už je to spotřebitel, velkoobchodní partner nebo prodavač na pobočce. A je na nás, abychom rozvojem portálu zjednodušovali každému z nich nákup nebo práci,“ popisuje Tomáš Mandok, Head of New Projects v Shopsysu.
Co portál dělá pro prodejny a centrálu
Nástěnka pro každou směnu
Po přihlášení zaměstnanec vidí také nástěnku se vším, co si ten den žádá jeho pozornost – objednávky, rezervace, poptávky pokládek, úkoly, interní zpravodaj. Úkoly dříve často zapadly a pracovníci mezi směnami si je nepředávali. Dnes má každý zaměstnanec svůj vlastní účet a portál eviduje, kdo zprávu skutečně otevřel.
Objednávka dopravy bez přepisování
Zaměstnanci, jak na prodejnách, tak na centrálním skladu, mají díky nové platformě o poznání jednodušší den. Jen ruční přepisování objednávky dopravy dřív zabralo v průměru devět minut. Dnes pracovník vytvoří objednávku přímo v účtu prodejny a portál ji přes API sám předá dopravci a zpět pak stahuje štítky, informace o stavu zásilek i svozové listy. Operátor, jehož pracovní doba předtím padla na přepisování tabulek, se místo toho věnuje zákazníkům.
Zboží z kterékoli prodejny
Změny umožnily prodávat i zboží, jež se v centrálním skladu vůbec nenachází a leží na některé z 68 poboček. Dřív to operátor řešil telefonicky. Dnes vidí přehled zásob v kterékoliv pobočce, zboží zarezervuje a na balík si vytiskne štítek s QR kódem, který kurýr při převzetí naskenuje. Stav v systému se pak změní automaticky. Jen tímhle směrem (centrála žádá o zboží z prodejny) projde přibližně 20 tisíc objednávek za rok.
Reklamace v jedné evidenci
Portál sjednocuje i zadávání reklamací a odstoupení od smlouvy u různých způsobů prodeje. Vedle objednávek z e-shopu, které procesuje centrální sklad, řeší také případy, kdy objednávku následně vyskladní, fakturuje a vydá konkrétní prodejna. Systém nahrazuje původní papírové formuláře a evidenci ukládanou v šanonech v jednotlivých prodejnách. Všechny případy jsou zanesené v centrální evidenci, ke které mají podle svého oprávnění přístup prodejny, regionální manažeři, kontrolní oddělení a reklamační technici. Ti mohou průběžně sledovat termíny, aktuální stav, historii případu i dosavadní dokumentaci.
Koberec na míru do 90 minut
Zrychlila se i samotná výroba. Zákazník si může na míru upravený koberec vyzvednout v prodejně do devadesáti minut od vytvoření rezervace, ve většině případů už do půl hodiny. Jakmile je zboží připravené, automaticky mu přijde SMS a e-mail; rezervace se rovnou propíše i do pokladního systému. Měsíčně jde o zhruba 500 rezervací vyřízených zcela automaticky, bez zásahu lidské ruky.
Portál v číslech
Dnes je na portál navázaných 500 zaměstnaneckých účtů na prodejnách a 368 velkoobchodních partnerů a systém je zároveň napojený na desítky služeb – od dopravce přes pokladní systém a CRM call centra až po platební bránu. Z prodejen na centrálu prošlo bez jediného ručního zásahu přes 97 tisíc interních objednávek, opačným směrem dalších 36 tisíc.
Jak se portál rozvíjí dál
Rozvoj platformy ale zdaleka nekončí. Přibyl například jednotný tisk cenovek, zatím pro omezenou část sortimentu; pilot ukázal, že při velkém přecenění lze ušetřit až 80 procent času a odhadem třetinu až polovinu nákladů na materiál. Velká přecenění přitom v podobném řetězci probíhají prakticky neustále. V srpnu 2026 se tak tento projekt po ukončení pětiměsíčního pilotního provozu rozšířil na celou síť.
Ve spolupráci s dopravcem pak tým chystá komponentu, díky níž má systém sám rozpoznat zpožděnou nebo poškozenou zásilku a přesunout ji mezi reklamace či informovat call centrum dřív, než zavolá zákazník.
Další rozvoj platformy probíhá ve spolupráci interního e-commerce týmu Brena a vývojového týmu Shopsys. Podněty přicházejí z prodejen, centrály i jednotlivých oblastí e-commerce. Platforma dnes obsluhuje B2C, B2B, B2E (business-to-employee) a interní e-commerce uživatele. Zaměstnanec prodejny má v B2E přístup k více než patnácti provozním agendám a další funkce průběžně přibývají.
Na systému je stále hodně práce, ale Breno si vybírá cestu postupných změn, ne radikálního přepisu. Díky tomuto přístupu se i třicetiletý byznys dokáže transformovat, aby obstál v nové době. Už teď ale změny přinášejí konkrétní výsledky a nejvíc je to vidět u agendy pracovníků. Víc se jich může věnovat přímo zákazníkům a pakliže jde do tuhého, firma si již vyzkoušela, že zvládne přechodně odbavit tu nejnutnější agendu v mnohem menším počtu lidí.
„Na spolupráci s Brenem si nejvíc cením toho, že Jakub Klaus s týmem do detailu znají fungování vlastní firmy. Nevymýšlíme funkce od stolu – Breno popíše konkrétní problém či potřebu z prodejny nebo z centrály, spolu navrhneme řešení a za pár týdnů s ním lidi reálně pracují. Takhle portál rozvíjíme už dva roky, kousek po kousku, za plného provozu,“ uzavírá Tomáš Mandok.
Projekt v kostce
Klient: Koberce Breno, největší prodejce podlahových krytin v Česku (68 prodejen, víc než 30 let na trhu)
Platforma: Shopsys Platform
Segmenty: B2C, B2B (368 velkoobchodních partnerů), B2E (500 zaměstnaneckých účtů) a interní uživatelé
Integrace: dopravce, pokladní systém, CRM call centra, platební brána
Rozsah B2E: víc než 15 provozních agend pro prodejny
Spolupráce: kontinuální rozvoj portálu od roku 2024, interní e-commerce tým Brena + vývojový tým Shopsysu
Časté otázky
Kdo vyvinul portál pro Koberce Breno?
Portál postavil Shopsys na Shopsys Platform. Rozvoj probíhá ve spolupráci interního e-commerce týmu Koberců Breno, který vede Jakub Klaus, a vývojového týmu Shopsysu.
Co je B2E portál?
B2E (business-to-employee) je část platformy určená vlastním zaměstnancům. U Koberců Breno přes ni 500 zaměstnanců prodejen řeší víc než 15 provozních agend: dopravu, zásobování, cenovky, rezervace, reklamace i školení.
Může e-shop sloužit i pro interní provoz prodejen?
Ano. Koberce Breno místo samostatného intranetu, logistického nástroje a komunikační aplikace postavily provozní procesy na stejném portálu jako e-shop na míru. Portál se mění podle toho, kdo se přihlásí: spotřebitel, velkoobchodní partner, nebo prodavač.
Kolik času portál Brenu ušetřil?
Ruční přepis objednávky dopravy dřív trval v průměru devět minut, dnes ji portál předá dopravci přes API sám. Pilot jednotného tisku cenovek ukázal při velkém přecenění úsporu až 80 procent času a třetiny až poloviny nákladů na materiál.
Řešíte i u vás, jak propojit e-shop, prodejny a centrálu do jednoho systému? Ozvěte se Petru Štverkovi z našeho obchodního týmu na +420 776 632 786 nebo přes kontaktní stránku. Rádi s vámi projdeme, kde by vám podobný přístup mohl pomoct.
Text: Jiří Svoboda, foto: Barbora Déduchová. Další projekty najdete ve vybraných referencích.
Čtěte také- AI v e-shopu: 98 % firem ji používá, jen 6 % ji má v procesech
- Známe e-commerce osobnosti roku 2026: Petr Bena, Adam Durčák a Jiří Votava
- Nový B2B/B2C e-shop na míru pro školy, úřady a firmy [SEVT]
- Vašek Macíček se stává CEO Shopsysu. Matěj Kapošváry předává řízení a míří k další profesní kapitole
- Release Highlights 18.0.0
