Jak se nenechat napálit IT dodavateli ve výběrovém řízení

Každé výběrové řízení je dobré začít vlastním „domácím úkolem“

Na výběrové řízení i celý projekt se důkladně připravte. Mějte jasnou představu o cílech projektu a konfrontujte ji s tím, co přinese. Pojmenujte příčiny, které vás k projektu přivedly. Věnujte dostatek času tomu, abyste poznali aktuální stav a východiska. Zmapujte si související procesy a uvažujte, jak by mohly fungovat v budoucnosti. Nelpěte ale dogmaticky na tom, že to, jak jste fungovali doposud, je nejlepší.

Než se pustíte do návrhu a následně realizace projektu, zvažte, kdo bude na vaší straně za věci zodpovědný. Mějte představu o vlastním týmu, rolích a kompetencích. Reálně zhodnoťte interní kapacity a zkušenosti lidí a nemějte obavu pozvat do týmu externisty, kteří vám pomohou výběrové řízení i celý projekt zvládnout. Zapojte do projektu celou firmu, prostě každého, na koho bude mít projekt nějaký dopad. A hlavně počítejte s tím, že každý projekt si vyžádá lidské a časové kapacity a součinnost.

Dejte si záležet na zadání

Kvalitní zadání pro výběrové řízení je jedním z nejčastějších kamenů úrazu. Na straně zadavatelů se mu často věnuje malá pozornost, což má za následek nízkou výpovědní hodnotu pro dodavatele. Dostatečné informace jsou totiž pro každý projekt klíčové.

Má-li zadání pro výběrové řízení naplnit svůj smysl, mělo by v dostatečné míře popsat současný stav, příčiny, které k potřebě změny vedou, no a samozřejmě definovat změny samotné. Tedy jasné pojmenování požadavků, představ, možností a cílů, kterých chceme dosáhnout. Rozsah a detailnost zadání by měla být přímo úměrná rozsahu a důležitosti budoucího projektu. Je vhodné, aby zadání přiblížilo i aktuální technickou stránku z pohledu informačního ekosystému, případně plánů nebo představ. Ale nezapomeňte, že ačkoli řešíme IT projekt, tak mnohem více energie si vyžádá byznysová a procesní část.

Hledejte partnera a ne jen dodavatele technologie

Výběr potenciálních dodavatelů pro každý projekt je klíčový. V čem se dodavatelé liší? Rozdíly budou v přístupu a komplexnosti řešení a zejména v tom, zda dosáhneme ve výsledku fungujícího produktu (technologie), nebo dosáhneme reálného užitku a splnění našich představ díky fungujícímu produktu. Zmiňovaný produkt vám zajistí dodavatel, užitek a splnění představ zajistí dodavatel, který bude vaším partnerem. Bude mít snahu poznat vaši firmu a pochopit souvislosti. Bude pozorně naslouchat a přicházet s návrhy a doporučeními. Nebude mít problém upozornit na potenciální problémy či chyby a spolu s vámi bude hledat řešení.

Na co se tedy při výběru budoucího dodavatele zaměřit? Poznejte jeho styl práce a komunikace, zjistěte, jaké kapacity může vašemu projektu věnovat a jak je dokáže případně škálovat.

Samozřejmostí musí být určitá úroveň odbornosti a zastupitelnost v rámci týmu. Doba přeje dodavatelům, kteří umí operativně reagovat na měnící se požadavky. Ale i těm, kteří dokáží budoucí dílo tvořit v úzké spolupráci s vámi. A rovněž těm, kteří vás nebudou svazovat systémovým vendor lock-inem a vše podmiňovat licenční politikou, kterou ani sami nedokážou vysvětlit.

Zjistěte, co vás s potenciálním dodavatelem čeká

Je důležité pochopit, jak dodavatel pracuje a co vás s ním čeká. Zjistěte, jak organizovaného a zkušeného partnera máte před sebou a jakou cestou vás povede k cíli. Současně zjistěte také to, jaké bude mít požadavky a nároky na vás.

Pokud si definujeme 4 fáze vzájemné spolupráce s dodavatelem – výběr, příprava projektu, realizace a podpora – tak mějme ambici již v první fázi poznat do velké míry i to, co přinesou ty ostatní. Vyhnete se tak překvapením a možná i budoucím nepříjemnostem. Ve fázi přípravy se seznamte mimo jiné s kapacitami a harmonogramem, dolaďte si podobu budoucí podpory. V rámci realizace mějte zase představu, jak se budou plánovat dílčí milníky, jak se bude reportovat status nebo jak bude probíhat akceptace prací.

Velkou pozornost věnujte dodavatelské analýze

Každý rozsáhlejší projekt seriózní dodavatel neodhadne z pohledu kapacit a nákladů, aniž by se s ním seznámil formou vstupní analýzy. Ta může mít různé podoby a různý rozsah, může mít několik fází a jít do různé hloubky. Nezřídka se však stává, že analýza je považována za nudnou rutinu. Takovým způsobem by k ní ale neměla přistupovat ani jedna ze stran.

Dobrá vstupní analýza by měla zmapovat současný stav i budoucí představy a požadavky. Měla by obsáhnout technickou i byznysovou část a jasně identifikovat oblasti a potenciální rozsah projektu. Měla by odhalit příležitosti a také potenciální rizika. Rozsah analýzy a její časová náročnost znovu vychází z povahy projektu. Běžnou praxí je, že se může dělat dvoufázově, kde se v prvním kole výběrového řízení jde do takové hloubky, která pomůže k vytvoření rámcového odhadu a nabídky, a následně se zrealizuje její detailní podoba.

Co očekávat od dodavatelské nabídky

V tomto případě platí, že jak kvalitní jsou vstupy, tak kvalitní by měl být výstup. Důležité je však hned na začátku definovat potenciálnímu dodavateli svá očekávání. Je běžné, že v každé nabídce naleznete stručnou historii dodavatele, reference na úspěšné projekty, přiblížení stylu práce či týmu. To je fajn, ale vy všechny tyto věci zkuste vnímat v souvislosti s vaším projektem.

Zjistěte si, jaké konkrétní projekty se skrývají za referencemi, nezajímejte se jen o velikost týmu, ale i o zkušenosti jednotlivých lidí. Snažte se pochopit, v čem bude přínos daného dodavatele pro váš projekt a vůbec pro vaši firmu. Je úplně k věci, pokud v nabídce naleznete i stručný popis toho, co dodavatel zjistil a z čeho tedy vychází. A je naprosto super, pokud nabídka není jen soubor doporučených faktů, úkolů a čísel, ale dokáže vám alespoň do určité míry vytvořit obraz toho, co bude na konci a co vám to přinese.

Náklady vnímejte komplexně a v souvislostech

Ať už půjde o rámcovou nebo detailní nabídku, bude na jejím konci v případě ceny určitá hodnota nebo rozpětí hodnot. Ta hodnota bude tím opatrnější resp. rozpětí tím větší, čím méně měl dodavatel možnost poznat vás. Dobrá nabídka, pokud tedy nekupujete hotový produkt, by však neměla mít na konci jen jedno výsledné číslo či rozpětí, ale měli byste chápat, jak k výsledku dodavatel dospěl.

Cena vždy bude důležitá, ale neměla by být absolutně klíčová. Cenu vnímejte na úrovni prvotní investice, ale i následných provozních nákladů. Právě ta druhá kategorie bývá někdy obtížně čitelná. Jakmile platíte za podporu či licence, měli byste vědět, co za to dostáváte.

Fix price nebo cenové rozpětí? V případě fix price máte jasnou informaci. To je výhoda, která může mít paradoxně více nevýhod. Dodavatel nemá prostor pro agilnější vývoj a určitou míru změn a přizpůsobení v průběhu projektu. A změny budou určitě přicházet. Navíc, je-li k fixu dodavatel donucen, je předpoklad, že kvůli opatrnosti bude kalkulovat s vyšší rezervou. Pokud s rezervou kalkulovat nebude, je dost možné, že v průběhu projektu bude nucen někde šetřit, a to se může projevit na kvalitě.

Co s výší hodinové sazby? Rozdíly mezi dodavateli se mohou lišit. Vyšší sazba však nemusí znamenat, že je nejvýhodnější. Vždy je otázka, co za ni dostanete. Cenový rozdíl může například spočívat v míře seniority týmu, v garancích zastupitelnosti či míře flexibility.